Politique de confidentialité

Version 1.3 — 22 octobre 2026 — AssistDoc Suisse

Cette politique décrit comment AssistDoc Suisse traite vos données lorsque vous utilisez le service. Elle complète le bloc confidentialité affiché dans l'application en donnant le détail complet du fonctionnement.

Ce document est actuellement disponible en français uniquement.

1. Qui est responsable de vos données ?

Le service est exploité par l'Association AssistDoc Suisse, association à but non lucratif constituée le 2 juin 2026 à Lausanne, canton de Vaud, Suisse.

Contact pour toute question relative à vos données : contact@assistdocsuisse.ch

2. Que fait AssistDoc Suisse ?

AssistDoc Suisse aide les personnes allophones, à faible littératie administrative, ou rencontrant des difficultés à comprendre leurs courriers administratifs suisses. Le service résume un courrier, le reformule dans un langage plus simple, le traduit dans la langue choisie, identifie les délais, montants et actions à entreprendre, et les classe par urgence.

Les traductions sont générées par intelligence artificielle. Le tigrinya, le dari, le somali, le kurde et le fulfulde n'ont pas encore été relus par des locuteurs natifs ; pour une information importante (délai, montant), faites-la vérifier par une personne de confiance ou un service social.

AssistDoc constitue une aide à la compréhension. Le service ne remplace pas l'autorité qui vous a envoyé le courrier, un avocat, un service social ou tout autre professionnel compétent lorsque votre situation demande une appréciation spécialisée.

3. Quelles données sont traitées ?

Selon le document que vous transmettez, les données suivantes peuvent apparaître : nom, prénom, adresse, email, téléphone, date de naissance, numéro AVS, IBAN et autres informations financières, références administratives, informations relatives au logement, à la fiscalité, à un permis de séjour, aux assurances, à votre profession, à votre santé, à une procédure administrative ou sociale, ou à votre parcours de vie.

Ces données peuvent inclure des données sensibles au sens de la loi (par exemple relatives à la santé ou, selon le contexte, à l'origine ou au parcours migratoire). Elles proviennent uniquement du document que vous choisissez vous-même de soumettre — AssistDoc ne collecte rien d'autre, et ne va rien chercher ailleurs.

Si le document concerne une autre personne (un enfant, un conjoint, un proche), les mêmes règles de traitement décrites ici s'appliquent à ses données.

4. Comment vos données circulent-elles selon la façon dont vous soumettez votre document ?

Si vous envoyez une photo ou un PDF scanné :

1. L'image (photo, ou page de PDF scanné dont le texte n'est pas directement lisible par un ordinateur) doit être lue pour en extraire le texte (OCR). Dans l'architecture actuelle, cette lecture est effectuée par notre prestataire d'intelligence artificielle (OpenAI) : l'image, dans son état d'origine, lui est transmise avant toute étape de masquage automatique.

2. Une fois le texte extrait, notre système masque automatiquement certains éléments reconnus (emails, téléphones, IBAN, numéro AVS, dates de naissance, certaines adresses).

3. Le texte ainsi masqué est utilisé pour produire l'explication et, si demandé, la traduction.

Ce que vous pouvez faire vous-même, avant l'envoi : l'application vous permet de dessiner, au doigt ou à la souris, des rectangles noirs directement sur l'image — que ce soit une photo ou une page de PDF scanné — pour recouvrir toute zone que vous jugez sensible (numéro, nom, élément de votre situation personnelle), avant qu'elle ne soit envoyée. Ce recouvrement est définitif sur l'image utilisée par la suite — il ne dépend d'aucune reconnaissance automatique de texte et fonctionne donc même si le masquage automatique se trompe. Cette étape est optionnelle : nous vous recommandons de l'utiliser si votre document contient des informations que vous jugez particulièrement sensibles. Si votre PDF contient du texte directement lisible par un ordinateur (et non une image scannée), ce point ne s'applique pas à vous : voir ci-dessous.

Si vous collez directement le texte de votre courrier, ou transmettez un PDF dont le texte est directement lisible par un ordinateur :

1. Notre système masque automatiquement certains éléments reconnus (voir ci-dessus) avant toute transmission à l'extérieur. Ce texte n'est jamais transformé en image et ne passe donc jamais par l'étape d'OCR décrite ci-dessus.

2. Le texte masqué est envoyé pour analyse.

Dans les deux cas : le masquage automatique est irréversible mais non exhaustif — une fois appliqué, il ne peut pas être annulé, mais il ne garantit pas la détection de toute donnée personnelle. Certains noms sans titre de civilité, ou des informations contextuelles propres à votre situation, peuvent ne pas être détectés. Pour cette raison, nous ne présentons jamais ce mécanisme comme une anonymisation complète.

5. Qui a accès à vos données ?

OpenAI (structure contractante : OpenAI Ireland Ltd.) traite les données pour produire l'analyse et la traduction, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance (DPA) que nous avons conclu avec elle. Ce contrat prévoit notamment :

— l'absence d'utilisation de vos données pour entraîner leurs modèles ;
— une configuration technique (store=False) : AssistDoc configure les appels concernés avec cette option, c'est-à-dire sans demander le stockage des données via l'API.

Cela ne signifie pas une absence totale de conservation technique du côté d'OpenAI : une rétention résiduelle, limitée, peut néanmoins subsister à des fins de contrôle des abus, pendant un maximum de 30 jours, avant suppression.

Ce que nous ne pouvons pas garantir : OpenAI, en tant que filiale d'une entreprise basée aux États-Unis, reste soumise à la législation américaine, qui peut dans certains cas contraindre une entreprise à donner accès à des données qu'elle traite, y compris lorsqu'elles sont hébergées ou traitées dans l'Union européenne. Nous ne formulons aucune garantie absolue du type « personne n'a accès à vos données » — nous vous informons de cette limite pour que vous puissiez décider en connaissance de cause si vous souhaitez transmettre un document particulièrement sensible.

Notre hébergement : l'application (app.assistdocsuisse.ch) est hébergée en Suisse, chez Infomaniak. Le site vitrine (assistdocsuisse.ch) est hébergé par Netlify, et son formulaire de contact est traité via Formspree.

6. Vos données sont-elles conservées ?

Non, pas par AssistDoc. Nous ne créons pas de compte utilisateur, nous ne conservons aucun historique de vos documents, et rien n'est stocké dans une base de données après votre session. Le traitement a lieu « à la volée », le temps de votre utilisation.

La seule conservation résiduelle est celle, technique et limitée, décrite au point 5 ci-dessus (maximum 30 jours chez OpenAI, à des fins de sécurité).

7. Que faisons-nous des données techniques (analytics, journaux) ?

Nous utilisons Umami pour mesurer l'utilisation générale du service : combien d'analyses sont lancées, dans quelles langues, et pour quels usages généraux — sans identifier individuellement les personnes.

Des journaux techniques (logs) peuvent exister transitoirement sur notre serveur à des fins de maintenance et de sécurité (par exemple pour diagnostiquer une erreur). Nous travaillons à vérifier régulièrement qu'aucun contenu complet de document n'y est conservé sans nécessité.

8. Quels sont vos droits ?

Conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD), vous disposez notamment d'un droit d'accès à vos données, de rectification, et d'opposition à leur traitement. Dans la pratique, comme AssistDoc ne conserve aucun document après votre session, ces droits s'exercent principalement avant et pendant l'utilisation du service : vous choisissez librement ce que vous transmettez, et vous pouvez interrompre l'utilisation à tout moment sans qu'aucun document ne subsiste de notre côté.

Pour toute question ou demande relative à vos droits, vous pouvez nous contacter à contact@assistdocsuisse.ch. Vous avez également le droit de vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés.

9. Le service est-il indispensable ?

Non. AssistDoc Suisse est un outil parmi d'autres pour vous aider à comprendre un courrier. Si un document vous semble particulièrement sensible ou si une situation vous inquiète, d'autres solutions existent : un service social, un point d'accueil associatif, un avocat, ou une personne de confiance. Vous n'êtes jamais tenu d'utiliser AssistDoc pour un document donné.

10. Modifications de cette politique

Cette politique peut être mise à jour à mesure que le service évolue. La date et le numéro de version en tête de ce document indiquent la dernière mise à jour. Nous vous invitons à la consulter périodiquement si vous utilisez le service régulièrement.